Rekisterinpitäjä
Mikkelin kaupunki (y-tunnus 0165116-3)
Kaupunginhallitus
Raatihuoneenkatu 8-10, 50100 Mikkeli
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mikkelin kaupunki, viestintäassistentti Tarja Pöyhönen,
tarja.poyhonen@mikkeli.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa
Mikkelin kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@mikkeli.fi
Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa rekisteröityä täsmentämään pyyntöään. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Mikkelin kaupunki vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterin nimi
Mikkelin kaupungin aineistopankki
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Mikkelin kaupunki tallettaa aineistopankkiin materiaalia sekä arkistointitarkoituksessa että arjen työssä käytettäväksi. Aineistoja käytetään esimerkiksi kaupungin omissa julkaisuissa, verkkosivuilla ja niitä voidaan myös pyydettäessä luovuttaa esimerkiksi median käyttöön. Perusteena on rekisterinpitäjän yleinen etu.
Rekisterin tietosisältö
Aineistopankin sisältö on valokuvia, videoita ja tekstidokumentteja. Rekisteriin tallennetaan valokuvista kuvassa olevien henkilöiden nimi, kuvauspaikka ja –aika, sekä tiedot tapahtumasta tai tilaisuudesta, jossa kuva on otettu. Valokuvien yhteyteen tallennetaan myös valokuvaajan nimitiedot. Aineistopankki sisältää aineistoja sekä sisäiseen että ulkoiseen käyttöön, ja jokaisen aineiston kohdalla kerrotaan, kumpaan ryhmään se kuuluu. Rekisterin käytöstä on erillinen ohje.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteitä ovat aineistopankin käyttäjät ja valokuvaajat. Henkilökuvien osalta myös kuvattavat itse. Projektikohtaisten materiaalien osalta tietolähteitä ovat yhteistyökumppanit.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Aineistopankista ei ole säännönmukaista tietojen luovutusta. Aineistopankissa olevaa ulkoiseen käyttöön tarkoitettua materiaalia voidaan pyydettäessä luovuttaa ulkopuolisille, esimerkiksi median edustajille tai yhteistyökumppaneille.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Ei tietojen siirtoa ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika
Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
Käyttöoikeudet ja niiden hallinta
Tietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Käyttöoikeuksia myönnetään kaikille niille kaupungin työntekijöille, joilla on tarve aineistopankin käyttöön. Rajoitettuja käyttöoikeuksia myönnetään myös kaupungin mainostoimistokumppaneille, mutta ainoastaan kaupunkia koskevien materiaalien tuottamista varten. Käyttöoikeudet on annettu käyttäjäryhmittäin, ja käyttöoikeuksia koordinoi kaupungin viestintäyksikkö.
Aineistopankissa voidaan luoda aineistokoreja, joiden kautta tiettyjä aineistopankissa olevia materiaaleja laitetaan näkyville esimerkiksi nettisivuille. Tämän materiaalin selaus ei vaadi käyttäjätunnuksia. Aineistokorien kautta esille tuotujen materiaalien yhteydessä näkyvät vain välttämättömät metatiedot, käytännössä siis esimerkiksi valokuvien kohdalla valokuvaajan nimitieto.
Käsittelijät noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä.
Käytön valvonta
Aineistopankissa näkyy jokaisen sisällön kohdalla sisällön luoja ja luontiaika sekä viimeisimmän muokkaajan nimi ja tallennusaika. Luontiaika ja muokkausaika näkyvät kaikille käyttäjille, käyttäjätiedot ainoastaan ylläpitäjille.
Tekninen ylläpito
Järjestelmäntoimittajat vastaavat, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tietoa tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitoon ja varmistamiseen. Teknisinä tietoina tallentuvat laitteen tuottamat tapahtumat. Teknisinä tietoina ei kerätä eikä talleteta henkilötietoja.
Käytettävyyden varmistaminen
Tiedot suojataan tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta (mm. keskuslaitteet ovat lukituissa tiloissa, joihin on kulunvalvonta ja tiedostoista varmuuskopiot erillisessä paloturvallisuusosastossa) ja tietojen eheys hoitamalla suojaus teknisen ylläpitotietojen ja tapahtumatietojen kautta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetuin verkoin. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Järjestelmää ja sen tietoyhteyksiä valvotaan 24 tuntia vuorokaudessa.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä hänestä on tallennettu aineistopankkiin. Tarkistuspyyntö tulee tehdä ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön, kohta 2 tai 3. Tarkistusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan tehtävä korjauspyyntö ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön, kohta 2.
Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Mikkelin kaupunki kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Mikkelin kaupungin ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön, kohta 2 ja 3.
Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Mikkelin kaupunki voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Aineistopankkiin ei ole tehty menettelyä, jolla rekisteröity saisi siirrettyä omat tietonsa toiseen järjestelmään.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Mikkelin kaupungille tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä päivittää tietosuojaselosteen jos sisältö muuttuu lakimuutoksien seurauksena tai jos rekisterin ominaisuudet muuttuvat. Päivitetty viimeksi 25.2.2019.